Proses Perencanaan

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan secara umum adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.

Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”.

Jadi, perncanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Empat Tahap Dasar Perncanaan

1.       Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.       Merumuskan keadaan saat ini.

3.       Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4.       Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

B. Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

1.       Protetektive benefits

Yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputasan.

1.       Positive benefits

Dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat perencaan

a.       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

b.      Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

c.       Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambar peran operasi lebih jelas

d.      Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

e.      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

f.        Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi

g.       Membantu tujuan Lebih khusus  terperinci dan lebih mudah dipahami

h.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

i.         Menghemat  waktu, usaha dan dana

Kelemahan perencanaan

a.       Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

b.      Perencanaan cenderung menunda kegiatan

c.       Perencaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk bernisiatif dan berinovasi

d.      Kadang-kadang  hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

e.      Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

C. Tipe-tipe perencanaan dan rencana

Lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana :

a. Bidang fungsional

b. Tingkatan Organisasional

c. Karakteristik-Karakteristik

d. Waktu

e. Unsur-unsur rencana

Dua Tipe utama rencana

1. Rencana-rencana strategik (strategic plans)

Dirancang memenuhi tujuan tujuan organisasi yang lebih luas.

2. Rencana-rencana operasional ( operational plans)

Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencanastrategik akan dicapai

Dua tipe rencana-rencana operasional

1.       Rencana sekali pakai (single use plans )

2.       Rencana tetap (stading plans)

D. Hambatan-hambatan perencanaan efektif

Ada dua jenis hambatan-hambatan efektif.

1.       Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.

2.       Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.

3.       Alasan-alasan banyak manajer gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi

4.       Kurang pengetahuan tentang organisasi

5.       Kurang pengetahuan tentang lingkungan

6.       Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

7.       Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.

8.       Biaya

9.       Takut gagal

10.   Kurang percaya diri

11.   Ketidaksediaan untuk menyikirkan tujuan-tujuan alternatif

Manager dapat mengatasi hambatan –hambatan perencanaan melalui penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan ,baik yang dilakukan manager puncak maupin manager tingkat bawah dan para karyawan bukan manajerial.Hambatan dalam diri para perencana dapat diatasi denga memberikan berbagai bentuk bantuan secara individu.